Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету?

Что говорит закон?

Процедура подготовки работника к командировочной поездке, правила оформления, список необходимых документов установлены законодательством РФ и являются обязательным условием для признания командировки действительной.

Нормативная база

Нормативной базой, регулирующей особенности оформления командировки, права, а также обязанности работодателя и направляемого в рабочую поездку сотрудника является:

  • Трудовой кодекс (глава 24);
  • Постановление №729;
  • Постановление №749;
  • Постановление № 771;
  • Постановление №812;
  • Постановление №922;
  • Постановление №1595;
  • Налоговый кодекс.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812

Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595

Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету?

Согласно Российскому законодательству, командировка на сотрудника оформляется только при наличии трудового договора, и если основная деятельность работника не связана с постоянными разъездами, не происходит в пути (например, работа водителя, курьера и т. д.).

Работник не имеет права отказаться от командировочной поездки без уважительных причин.

Существует категория граждан, отказ от командировочной поездки которых не является дисциплинарным поступком.

В данном случае основанием для отказа от командировки могут быть медицинские противопоказания.

Некоторые сотрудники могут направляться в командировку только с их письменного согласия:

  • женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
  • опекуны несовершеннолетних детей;
  • работники, являющиеся родителями-одиночками ребенка в возрасте до пяти лет;
  • работники, в чьих семьях есть дети инвалиды;
  • работники, осуществляющие уход за больными родственниками;
  • работники, выдвигающие свою кандидатуру на выборы.

Кроме того, согласно установленным законодательством правилам, направлять в командировку запрещено:

  • инвалидов;
  • беременных женщин;
  • сотрудников моложе 18 лет;
  • сотрудников, с которыми заключен ученический договор.

Командировочная поездка должна сопровождаться отчетностью и подтверждаться документально.

Перечисленные документы являлись обязательным условием при оформлении командировки. В связи с изменениями законодательства, список необходимых для служебной поездки документов несколько сократился.

Положение о правилах направления в командировку неоднократно пересматривалось и дорабатывалось.

Нововведения сделали процесс оформления командировки значительно проще в связи с отменой некоторых обязательных документов.

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету?

По новым правилам, для оформления служебной поездки в 2020 году необязательными стали следующие документы:

  • командировочные удостоверения;
  • служебное задание;
  • отчет о поездке;
  • журналы учета.

Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки.

Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей. По новым правилам срок командировочной поездки определяется работодателем и зависит от объема порученного задания.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Как оформить командировку: необходимые документы

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету?

Процедура оформления командировки значительно упростилась, но и старая система документооборота может быть использована по желанию работодателя, об этом должно быть указано в нормативных актах организации.

Как оформить командировку сотруднику в 2020 году в соответствии с новыми правилами?

Общий порядок

В соответствии с Российским законодательством, в 2020 году в список обязательных для командировки документов входят:

  • приказ с указанием места и цели поездки, с которым сотрудник должен ознакомиться и дать письменное согласие либо отказ;
  • путевой лист, в случае использования в поездке автомобиля (личного или служебного);
  • служебная записка в случае использования в поездке автомобиля;
  • авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.

Перед поездкой необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку, который составляется на основании утвержденного руководителем графика командировочных поездок.

Для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком № Т-9 или свободной формой, утвержденной на предприятии.

Бланк формы Т-9а

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету?

 Бланк формы Т-9

Примерная схема составления приказа

Ознакомившись с приказом, сотрудник обязан отправиться в командировку в указанный срок.

Перед поездкой работнику под роспись выплачиваются денежные средства на оплату расходов, необходимых для командировки. Командировочные расходы в России и за ее пределами несколько отличаются.

Расходы для командировки по России Расходы для командировки за границей
Основные расходы:

  • проезд к месту назначения и обратно;
  • жилье;
  • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 700 рублей в день.
Основные расходы:

  • проезд к месту назначения и обратно;
  • жилье;
  • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 2500 рублей в день.

Дополнительные расходы:

согласовываются с работодателем.

Дополнительные расходы (обязательные), связанные с оформлением и оплатой:

  • заграничного паспорта;
  • визы;
  • медицинской страховки;
  • аэродромных сборов;
  • консульских сборов;
  • иные расходы, согласованные с работодателем.

Учет работников

Лицо, ответственное за оформление командировок, обязано вести учет направляемых в поездку сотрудников.

Для учета работников, отправляемых в командировку, необходимо занести данные о поездке:

  • в табель учета времени, где рабочие дни проставляются кодовым знаком – «К» или «06», выходные в командировке – «В», работа в выходные во время поездки – «РВ»;
  •  в журнал учета работников, отправившихся в командировку (если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа).

Маршрутный лист

В случае использования в поездке личного или принадлежащего компании транспорта выписывается путевой (маршрутный) лист, содержащий следующие данные:

  • дату выезда (начало командировки);
  • дату приезда (окончание командировки);
  • название организации, выдавшей маршрутный лист;
  • номер документа;
  • ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;
  • должность сотрудника;
  • марка и государственный номер транспортного средства;
  • цель командировки;
  • маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).

Служебная записка

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету?

Служебная записка в поездке необходима при отсутствии документов, подтверждающих расходы. В этом случае в документе указывается отметка организации, куда направлялся сотрудник о времени его прибытия и отбытия.

В соответствии с Российским законодательством, командировка в 2020 году считается действительной при оформлении:

  • приказа;
  • авансового отчета;
  • служебной записки и маршрутного листа при использовании в поездке автомобиля.

Нормативно-правовые акты о правилах оформления командировочной поездки, утвержденные Российским законодательством, являются обязательными как для государственных учреждений, так и для частных организаций.

Итак, согласно обновленным стандартам, для документирования рабочей поездки следует оформить три обязательных документа – приказ, авансовый отчет и служебную записку (при необходимости).

Однако старая система отчетности не отменялась и при желании работодателя может использоваться в организации.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Алгоритм действий

Отчетные бумаги, составляемые после возвращения

Авансовый отчет

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету?

По прибытии из командировки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет, приложить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и других необходимых расходов.

В авансовом отчете следует указать:

  • размер выданного аванса;
  • номер документа;
  • дату выдачи аванса;
  • кому выданы денежные средства – ФИО, должность;
  • размер потраченных средств;
  • остаток денежных средств (при наличии);
  • список документов, подтверждающих расходы.

Учет работников

Информация о прибывших из служебной поездки работниках заносится в журнал учета, если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа.

Для удобства журнал учета прибывших из поездки работников рекомендуется вести.

Служебная записка

По приезду из командировки служебная записка оформляется, если использовался служебный, либо личный транспорт, либо транспорт по доверенности.

Пример служебной записки

В этом случае указывается, что использовался для командировки личный автомобиль, также необходимо описать тип, марку автомобиля и регистрационный номер.

В конце нужно обязательно перечислить документы, подтверждающие расходы на бензин, жилье, питание.

В этом случае к тексту служебной записки нужно добавить информацию о том, что транспортным средством (тип, марка, номер) сотрудник управлял по доверенности, указать дату составления доверенности.

Авансовый отчет и служебную записку нужно предоставить работодателю не позднее трех суток по прибытию из поездки.

Некоторые нюансы

Как оформить поездку на несколько сотрудников сразу (бригаду)?

В случае составления приказа о направлении в командировку сразу нескольких сотрудников (бригады) удобнее воспользоваться унифицированной формой № Т-9а – приказом о командировке группы работников.

Командировкой считается задание на определенный срок, выполняемое вне места постоянной работы сотрудником, чья деятельность не имеет постоянный разъездной характер и не связана с экспедициями.

Но в случае краткосрочной поездки работнику не будут начисляться расходы на проживание и суточные.