Маршрутный лист для командировки образец. Составление маршрутного листа для водителя

Для чего составляются маршрутные листы

Деятельность водителей, курьеров, торговых представителей, менеджеров по продажам, юрисконсультов предполагает необходимость частых поездок в другие населенные пункты. В статье 168 ТК РФ указано, что фирма-наниматель обязана возместить понесенные специалистом расходы. Для этого траты должны быть подтверждены комплектом документов.

Одна из необходимых бумаг, предоставляемых в бухгалтерию работодателя – маршрутный лист. Он выполняет следующие функции:

  1. Подтверждает расходы сотрудника, обусловленные совершенной по приказу начальства деловой поездкой, и служит основанием для перечисления компенсации.
  2. Выступает подтверждающим документом для ИФНС, которая будет проверять правомерность включения командировочных расходов в расчет налога на прибыль.

Оформленные маршрутные листы используют для внутренних целей фирм-нанимателей. Они помогают:

  • выстраивать оптимальные маршруты передвижения специалистов;
  • оценивать степень их загруженности.

Образец маршрутного листа служебных поездок

Маршрутный лист — это документ, являющийся путеводителем для перевозчика, занимающегося доставкой каких-либо товаров. Таким образом, он облегчает работу и позволяет контролировать рабочие процессы на этапе доставки.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Предприятия, работа которых связана с доставкой каких-либо товаров, вынуждены разрабатывать и оптимизировать логистику перевозок. Для ее документальной фиксации, а также контроля за оплатой и фактом доставки используется маршрутный лист.

При разработке этого бланка обычно преследуются следующие цели:

  • составление плана сбыта — рассматриваемый документ позволяет лицу, ответственному за доставку, иметь представление о сети сбыта, количестве торговых точек и их потребностях в товаре;
  • соблюдение маршрута поставок на основании разработанного плана;
  • подготовка отчетности по количеству отгруженной продукции, количеству рабочего времени водителя, числу торговых точек и их задолженности перед поставщиком;
  • учет затрат времени на отгрузку.

Маршрутный лист для командировки образец. Составление маршрутного листа для водителя

Выше перечислены лишь некоторые цели, которые может выполнять рассматриваемый документ. В зависимости от разработанной на предприятии формы этот список может быть расширен.

Особую роль маршрутный лист играет для работников, имеющих разъездной характер работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, расходы, связанные с разъездным характером работы, должен брать на себя работодатель.

При этом порядок возмещения и сумма должны быть оговорены в трудовом договоре и других локальных нормативных актах.

В связи с этим на многих предприятиях рассматриваемый документ является одним из подтверждений расходов сотрудника, которые подлежат возмещению.

Существующее законодательство не предусматривает унифицированную форму данного бланка. Поэтому на каждом предприятии его разрабатывают самостоятельно с учетом производственной специфики. Тем не менее, существуют рекомендации по заполнению бланка, выработанные на практике.

На бланке обязательно должны быть указаны:

  • название документа;
  • его номер;
  • наименование организации;
  • должность работника (водитель, курьер, другие должности);
  • сведения о транспортном средстве;
  • дата заполнения.

Далее информация может быть представлена в виде таблицы, в которой выделены отдельные графы для указания начальной и конечной точек движения. Отдельный столбец посвящается цели поездки.

Маршрутный лист для командировки образец. Составление маршрутного листа для водителя

На некоторых предприятиях в документ вносятся данные о полученной оплате и ее отсрочке. В частности, указывается размер полученной суммы, а также способ оплаты.

Иногда в таблице предусматривается столбец для указания срока отсрочки.

Для удобства планирования в бланке можно создать отдельную графу, в которой будет указываться частота посещения торговой точки. Этот показатель, в зависимости от производственных потребностей, можно подразделить на несколько категорий.

Категории и их расшифровка могут варьироваться в зависимости от потребностей предприятия.

Стоит помнить, что документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью водителя, уполномоченного лица и работника бухгалтерии.

Нередко работодатель требует отметки получателя груза о том, что передача состоялась.

При отправке в командировку работники имеют право пользоваться личным транспортным средством. Для этого между сотрудником и работодателем заключается соглашение, в котором указываются все детали будущей поездки.

Направление гражданина в командировку на собственном автомобиле предусматривает компенсацию затрат на бензин и мелкий ремонт во время поездки.

Законодательство регулирует правила командирования на служебном автомобиле и личном транспорте. Эти вопросы рассматриваются в Трудовом кодексе РФ, Постановлениях Правительства № 92 и 749. Кроме того, организации закрепляют правила оформления командировок в своих внутренних нормативных актах.

Маршрутный лист для командировки образец. Составление маршрутного листа для водителя

ВНИМАНИЕ! Использование автомобиля для служебных поездок с компенсацией расходов возможно исключительно при согласии работодателя и наличии соответствующей письменной договоренности.

Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.

Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах.

Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней.

При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.

Список документов

Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки. К ним относятся:

  • приказ об отправке сотрудника;
  • путевой лист;
  • копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
  • квитанции и чеки, подтверждающие затраты.

Дополнительно могут оформляться служебная записка и авансовый отчет.

Маршрутный лист для командировки образец. Составление маршрутного листа для водителя

Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов. Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:

  1. Название и порядковый номер.
  2. Срок действия (срок служебной поездки).
  3. Личные данные работника.
  4. Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
  5. Расход ГСМ.

ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы. Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания.

Возмещение затрат

Согласно ст. 168 ТК РФ работник может рассчитывать на суточные выплаты и компенсацию:

  • проезда к месту назначения и обратно;
  • съема жилья для временного проживания;
  • прочих расходов при согласовании с работодателем.

Размер суточных выплат в командировках определяется начальником. Кроме них, гражданину начисляется заработная плата за все рабочее время, которое заняла командировка водителя.

Для подтверждения расходов во время служебной поездки работнику нужно предоставить в отдел бухгалтерии организации авансовый отчет по форме № АО-1. К нему прикладываются:

  • квитанции из гостиницы или расписка от арендодателя;
  • чеки на ГСМ;
  • маршрутный лист;
  • служебная записка.

Все эти документы подтверждают срок поездки и расходы сотрудника.

При поломке машины работник сохраняет документы, подтверждающие траты на ремонт автомобиля в пути (чек). Однако работодатель не может быть уверен в том, что повреждение действительно произошло во время командировки. Поэтому такие случаи иногда считаются спорными.

При ДТП

Во избежание серьезных последствий сотрудник должен заблаговременно проверить наличие страхового полиса на автомобиль. Этот документ позволит избежать дополнительных расходов при ДТП, в котором работник не будет виноват. При установлении виновности сотрудника в ДТП компенсационные выплаты производятся на усмотрение работодателя.

Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат. Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

  • амортизация транспортного средства;
  • затраты на ГСМ;
  • текущее техническое обслуживание;
  • возможный внеплановый ремонт.

Маршрутный лист для командировки образец. Составление маршрутного листа для водителя

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2018 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации.

Важным сопроводительным документом, который каждый день вручается шоферам транспортных средств, является путевой лист.

В нем фиксируется учет рабочего времени шофера, пробег автомобиля и его маршрут. Предназначение путевого листа и его суть На данный момент действует несколько образцов рассматриваемого документа.

Водитель во время поездки, в случаях, которые отмечены в нормативных положениях, обязан иметь путевку при себе и предъявлять ее по требованию сотрудникам полиции.

  • Основные виды путевых листов ↓
  • Реквизиты, указываемые в путевом листе и процедура его заполнения ↓
  • Срок действия и ответственность за отсутствие путевки ↓
  • Образец заполнения ↓
  • Заключение ↓

Лист должен быть оформлен надлежащим образом.

Кроме путевки, водитель легкового транспортного средства обязан иметь:

  • Водительское удостоверение;
  • Свидетельство о регистрации машины;
  • Разрешение на осуществление грузоперевозок и транспортную накладную.

Необязательным наличием путевого листа формы № 3 для водителей, работающих на предпринимателей (функционирующих по упрощенной налоговой схеме).

Внимание Также, это не принципиально для тех юридических лиц, износ авто и расход горючего, для которых малозначимы.

Учет документации ведется в регистрации путевых листов, которые хранятся на протяжении 5 лет.

Образец заполнения Любая поездка транспортного средства должна отмечаться отдельным номером.

В обязательном порядке указываются точка отправления и место назначения.

Каждый водитель, пользующийся автомобилем, должен поставить собственную подпись напротив соответствующей записи.

  • форма 3 (для легкового автомобиля);
  • форма 3 спец (для специального автомобиля);
  • форма 4 (для легкового такси);
  • форма 4-С, П (для грузового автомобиля);
  • форма 6 (для автобуса);
  • форма 6 спец (для автобуса не общего пользования).

Закрепляем в трудовом договоре характер работы: разъездной, подвижной, в пути Этим же Постановлением утверждается форма (N8) специализированного журнала учета движения путевых листов, используемая бухгалтерией предприятия. Путевой лист, составленный в полном соответствии с требованиями законодательства является одним из тех документов, на которых ссылается водитель, обосновывая понесенные расходы на горюче-смазочные материалы.

  1. Водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт.
  2. Курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний).
  3. Специалисты, должности которых по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы.
  4. Сотрудники, которые совершают служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.
  1. времени простоя;
  2. пробега.
  3. времени активной эксплуатации;